Với những sự kiện quy mô lớn từ 500 – 1000 khách, sảnh tổ chức không chỉ đơn thuần là nơi “đặt sân khấu và ghế ngồi”. Đó là không gian định hình cảm xúc, dẫn dắt trải nghiệm và phản chiếu hình ảnh thương hiệu một cách rõ nét nhất.

Thế nhưng trên thực tế, không ít doanh nghiệp dù mạnh tay đầu tư ngân sách, ekip chỉnh chu, kịch bản bài bản… nhưng sự kiện vẫn thiếu điểm nhấn, vận hành gặp trục trặc hoặc trải nghiệm khách tham dự chưa trọn vẹn. Gốc rễ của vấn đề thường không nằm ở nội dung, mà bắt đầu rất sớm – ngay từ quyết định chọn sảnh tổ chức.

Dựa trên quá trình tư vấn và triển khai thực tế cho nhiều chương trình quy mô lớn, Image Travel & Events nhận thấy có 5 sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp thường vô tình mắc phải. Nhận diện sớm và xử lý đúng sẽ giúp sự kiện không chỉ “đủ lớn”, mà còn đúng chất, đúng mục tiêu và đúng kỳ vọng.

Ưu tiên diện tích sảnh mà chưa cân nhắc đầy đủ chiều cao trần

Nhiều doanh nghiệp khi chọn sảnh thường chỉ quan tâm đến diện tích mặt sàn, mà bỏ qua yếu tố chiều cao trần, dẫn đến không gian chưa đạt hiệu quả như mong muốn.

Cụ thể, trần thấp có thể gây ra:

• Hạn chế thiết kế sân khấu, backdrop và màn hình LED kích thước lớn
• Ánh sáng khó tạo chiều sâu, dễ gây cảm giác nặng và bí
• Sân khấu thiếu sự nổi bật, đặc biệt với các chương trình vinh danh hoặc gala
• Tổng thể không gian kém sang so với kỳ vọng của tiệc cuối năm quy mô lớn

Bố trí khu vực sảnh check-in chưa tối ưu cho lượng khách đông

Check-in là điểm chạm đầu tiên của khách mời, nhưng thường bị xem nhẹ trong khâu chọn sảnh và bố trí mặt bằng.

Những vấn đề thường gặp:

• Khu vực check-in quá hẹp so với lượng khách
• Bố trí bàn tiếp đón thiếu khoa học, không phân luồng rõ ràng
• Khách đến cùng lúc dễ xảy ra tình trạng chờ đợi, ùn ứ
• Ảnh hưởng đến tâm lý khách mời và tiến độ chương trình
  

Không gian phụ thiếu sự kết nối với sảnh chính

Nhiều địa điểm có sảnh lớn kèm khu vực phụ, nhưng cách bố trí chưa thực sự phù hợp với kịch bản sự kiện.

Hệ quả thường thấy:

• Luồng di chuyển của khách không liền mạch
• Khách dễ bị phân tán, khó tập trung vào chương trình chính
• Các hoạt động song song (tiệc nhẹ, networking, workshop) thiếu sự liên kết
• Không gian bị chia cắt, làm giảm cảm xúc tổng thể

Đánh giá chưa đúng năng lực vận hành của địa điểm

Một sảnh đẹp chưa đủ để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, đặc biệt với quy mô 500 – 1000 khách.

Những yếu tố vận hành dễ bị bỏ sót:

• Đội ngũ kỹ thuật chưa từng xử lý chương trình quy mô lớn, lúng túng khi setup hoặc chuyển cảnh phức tạp.

• Nhân sự phục vụ thiếu kinh nghiệm với gala, year end party, dẫn đến nhịp độ phục vụ rời rạc, thiếu đồng bộ.

• Khả năng phản ứng sự cố chậm khi phát sinh vấn đề về âm thanh, ánh sáng, làm đứt mạch cảm xúc chương trình.

• Sự phối hợp chưa ăn khớp giữa venue và đơn vị tổ chức, khiến khâu vận hành thiếu nhịp, khó kiểm soát tiến độ.

Chọn sảnh theo cảm tính, chưa bám sát kịch bản sự kiện

Không ít doanh nghiệp chọn sảnh vì “nhìn đẹp”, “nghe quen tên” mà chưa đối chiếu với nội dung chương trình thực tế.

Những rủi ro dễ gặp:

• Không gian không phù hợp với concept hoặc thông điệp sự kiện
• Sân khấu khó triển khai đúng kịch bản đã lên
• Timeline chương trình bị gò bó theo không gian
• Ngân sách đầu tư lớn nhưng hiệu quả trải nghiệm chưa tương xứng
  

  

Giải pháp chọn sảnh từ Image Travel & Events cho sự kiện 500 – 1000 khách

Để giúp doanh nghiệp tránh những sai lầm phổ biến khi lựa chọn sảnh tổ chức sự kiện quy mô lớn, Image Travel & Events triển khai quy trình tư vấn và tổ chức dựa trên 5 nhóm giải pháp cốt lõi sau:

• Khảo sát không gian thực tế theo kịch bản sự kiện
  Không đo sảnh bằng mét vuông đơn thuần. Chúng tôi đánh giá chiều cao trần, độ thoáng, tầm nhìn, khả năng set-up sân khấu – ánh sáng – LED theo đúng kịch bản: gala cuối năm, vinh danh hay hội nghị. Không gian phải phục vụ nội dung, không phải ngược lại.
• Tư vấn bố trí luồng check-in và đón khách khoa học
  Điểm chạm đầu tiên quyết định ấn tượng đầu tiên. Giải pháp tập trung vào phân luồng thông minh, mở rộng khu vực check-in, bố trí bàn tiếp đón – backdrop hợp lý để dòng người lớn vẫn trôi mượt, không tắc nghẽn, không “vỡ nhịp”.
• Đánh giá tổng thể sự kết nối giữa các khu vực trong sảnh
  Kiểm tra khả năng liên kết giữa sảnh chính và không gian phụ để đảm bảo dòng di chuyển liền mạch, phù hợp với các chương trình có nhiều hoạt động như gala, vinh danh, giao lưu nội bộ.
• Làm việc trực tiếp với đội ngũ vận hành của venue
  Phối hợp chặt chẽ với địa điểm tổ chức để kiểm soát kỹ thuật, nhân sự phục vụ và phương án xử lý tình huống, giúp sự kiện diễn ra đúng tiến độ và hạn chế rủi ro.
• Lựa chọn sảnh dựa trên mục tiêu và thông điệp thương hiệu
  Mỗi đề xuất không gian đều gắn với concept, thông điệp và hình ảnh doanh nghiệp, đảm bảo tiệc cuối năm không chỉ trọn vẹn về trải nghiệm mà còn mang giá trị truyền thông dài hạn.

Image Travel & Events – Đồng hành cùng doanh nghiệp tạo dấu ấn tiệc cuối năm

Với kinh nghiệm tổ chức các sự kiện doanh nghiệp quy mô 500 – 1000 khách, Image Travel & Events không chỉ dừng lại ở việc đề xuất địa điểm phù hợp, mà còn tư vấn concept, xây dựng kịch bản và điều phối chương trình theo đúng mục tiêu thương hiệu. Mỗi tiệc cuối năm được thiết kế dựa trên thực tế doanh nghiệp, cân đối ngân sách và tập trung vào trải nghiệm của người tham dự, để sự kiện không chỉ diễn ra trọn vẹn mà còn để lại dấu ấn dài lâu.

📍Hãy để Image Travel & Events tư vấn và xây dựng kịch bản sự kiện trọn vẹn – chuyên nghiệp – đúng tinh thần doanh nghiệp của bạn.

📞 Liên hệ ZALO/SĐT: 028 2208 6688 để nhận tư vấn tour và ưu đãi đặc biệt!