Khi một nhóm không giao tiếp tích cực và hiệu quả, công việc của họ sẽ bị giảm hiệu suất. Điều quan trọng là mọi người phải học cách giao tiếp hiệu quả để cải thiện tinh thần đồng đội và năng suất làm việc . Với công nghệ ngày càng hiện đại, làm việc online ngày càng trở nên phổ biến, việc giao tiếp có thể ngày càng trở nên khó khăn. Đó là lý do tại sao mọi nhà lãnh đạo nên ưu tiên giao tiếp và làm việc nhóm.
Mặc dù các thành viên trong nhóm liên lạc thường xuyên thông qua các kênh nhắn tin, nhưng tích cực giao tiếp không phải lúc nào cũng tương đương với hiệu quả giao tiếp của nhóm. Qua màn hình, các thành viên trong nhóm không thể truyền tải cảm xúc và giọng điệu đến người nhận tin nhắn. Điều này có thể dẫn đến thông tin sai lệch và nhầm lẫn, điều cần thiết là các thành viên trong nhóm phải chú ý đến phong cách giao tiếp của họ.
Các dự án của bạn càng yêu cầu cộng tác nhiều thì khả năng giao tiếp của bạn phải càng quyết đoán và có hiệu quả. Việc làm việc nhóm và giao tiếp này áp dụng cho cả nhóm trực tiếp và làm việc online. Mỗi thành viên trong nhóm cần phải chủ động giao tiếp. Hướng dẫn giao tiếp hiệu quả trong nhóm của Image Travel & Events sẽ cung cấp cho bạn những mẹo đơn giản để trở thành người giao tiếp tốt hơn trong công việc.
Lắng nghe để tạo điều kiện giao tiếp nhóm hiệu quả
Một người nói tốt là một người biết lắng nghe. Học cách giao tiếp hiệu quả hơn cũng có nghĩa là chú ý lắng nghe nhiều hơn. Điều này không có nghĩa là bạn nên hỏi vô số câu hỏi, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đang dành thời gian để thực sự hiểu những gì người khác đang nói và ý của họ, đặc biệt là qua Zoom và các nền tảng video ảo khác.
Kỹ năng lắng nghe tốt sẽ giúp bạn dễ dàng tham gia giao tiếp về những gì người khác đang nói. Tránh sự thôi thúc chỉ nghe đến cuối câu của họ để bạn có thể thốt ra những suy nghĩ và ý tưởng của mình. Đừng ngắt lời hoặc lấn át người khác vì điều này có thể khiến họ cảm thấy không được coi trọng, không được lắng nghe và có thể dẫn đến những hiểu lầm khác.
Ngoài ra, đừng ngại yêu cầu phản hồi từ người khác để đảm bảo rằng bạn được hiểu. Việc gửi một tin nhắn đơn giản có thể giúp ích rất nhiều cho kỹ năng giao tiếp và hợp tác của bạn cũng như nhóm của bạn. Khuyến khích phản hồi có thể giúp nhóm của bạn trở nên tự nhận thức hơn.
Hãy chú ý đến tin nhắn của bạn
Tình huống công việc có thể mang tính cảm xúc, điều này có thể ảnh hưởng đến sự rõ ràng của bạn. Đi đúng chủ đề, sử dụng từ ngữ chính xác và phát âm rõ ràng. Nếu bạn không chắc chắn về nghĩa của một từ, đừng sử dụng nó. Khi bạn dùng sai từ, mọi người sẽ hiểu lầm bạn. Điều này sẽ làm tổn hại đến các mối quan hệ trong nhóm của bạn.
Nó cũng quan trọng để loại bỏ các thông điệp dễ gây hiểu lầm. Nếu bạn cần thêm thời gian để hoàn thành một ý nghĩ trước khi truyền đạt ý tưởng của mình, hãy chậm lại và dành thời gian để làm điều đó. Bạn có thể sắp xếp thời gian cho cuộc trò chuyện của bạn vào cuối ngày hoặc tuần và báo người đó rằng bạn sẽ trả lời sau.
Việc giao tiếp bằng mắt và sự dụng ngôn ngữ cơ thể thật sự rất hiệu quả trong giao tiếp.Điều này đặc biệt quan trọng khi thảo luận về bất cứ điều gì mang tính cảm xúc. Khi nói đến việc nhắn tin cho một thành viên trong nhóm, các quy tắc tương tự cũng được áp dụng. Hãy dành nhiều thời gian hơn để suy nghĩ về những từ bạn sử dụng và cách bạn nghĩ đồng nghiệp sẽ diễn giải chúng như thế nào.
Thời điểm gửi tin nhắn của bạn cũng quan trọng như việc thực hiện. Đánh giá tâm trạng của họ và canh đúng thời điểm để gửi tin nhắn. Ví dụ: nếu bạn biết thành viên trong nhóm của mình hiện đang căng thẳng hoặc gấp rút hoàn thành thời hạn, hãy ngừng truyền đạt bất cứ điều gì có thể được cho là tiêu cực nếu có thể. Hãy đợi cho đến khi họ ở trong một không gian đầu tốt hơn rồi quay lại với nó.
Thực hành giao tiếp hiệu quả
Có một số chiến thuật bổ sung để giao tiếp nhóm hiệu quả mà bạn có thể thực hành trong các cuộc trò chuyện hoặc tự mình thực hành:
- Hãy chậm lại – đừng nói chỉ để phản hồi quá nhanh.
- Nói rõ ràng và đừng lầm bầm.
- Sử dụng âm lượng thích hợp
- Viết mọi thứ bạn nghĩ xuống trước và đọc lại trước khi gửi.
Làm việc nhóm tốt bắt đầu từ sự hiểu biết chung về tầm quan trọng của nó. Giao tiếp là cầu nối giữa các nhóm với nhau và cần được thực hành để đảm bảo nhóm hoạt động trơn tru và hiệu quả. Nếu các nhà lãnh đạo giao tiếp hiệu quả và chia sẻ về bản thân họ, kết quả là nhóm của họ sẽ thoải mái hơn khi ở bên lãnh đạo và với nhau.
Đặt ra các chuẩn mực và kỳ vọng trong giao tiếp của nhóm
Rõ ràng với thông điệp của bạn là chìa khóa để làm việc nhóm và giao tiếp. Việc thiết lập các chuẩn mực và kỳ vọng trong nhóm sẽ đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm. Việc thiết lập ranh giới cá nhân cũng rất quan trọng. Hãy cho các thành viên trong nhóm của bạn biết các kênh liên lạc ưa thích của bạn cho các loại tin nhắn khác nhau và thời điểm bạn muốn liên hệ.
Ngoài ra, đối với các email hãy khuyến khích sử dụng dòng chủ đề ngắn gọn và giàu thông tin trong email và tin nhắn, giúp người nhận dễ hiểu mục đích hơn mà không cần phải mở toàn bộ tin nhắn. Thiết lập hướng dẫn sử dụng các dấu hiệu khẩn cấp hoặc ưu tiên để báo hiệu khi cần chú ý nhanh.
Bằng cách thiết lập các chuẩn mực giao tiếp này, bạn không chỉ giảm thiểu những hiểu lầm mà còn nâng cao tinh thần làm việc nhóm và giao tiếp tổng thể đồng thời bảo vệ nhu cầu cá nhân của bạn.
Lên lịch team building để làm việc nhóm và giao tiếp
Các hoạt động team building đóng một vai trò quan trọng trong việc tăng cường giao tiếp và hợp tác trong một nhóm. Ngay cả ở nơi làm việc ảo, team building có thể được thực hiện thông qua các chương trình trò chơi trực tuyến , thử thách nhóm. Cho phép nhóm của bạn hòa nhập bên ngoài môi trường làm việc bình thường của họ sẽ tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm gắn kết và hiểu nhau hơn.
Khi các nhóm có thể tương tác trong một khung cảnh thoải mái và vui vẻ hơn, các rào cản đối với giao tiếp hiệu quả có thể giảm bớt, dẫn đến những tương tác cởi mở và trung thực hơn tại nơi làm việc. Điều quan trọng cần nhớ là những hoạt động này không chỉ được coi là sự kiện diễn ra một lần; chúng nên được tích hợp vào văn hóa của nhóm để thúc đẩy các kết nối lâu dài.
Tốt hơn nữa, sự cạnh tranh lành mạnh có thể tạo điều kiện thuận lợi cho sự cam kết với tổ chức của bạn và sự tin tưởng giữa các nhân viên. Ngoài ra, một chút ganh đua có thể khiến công việc nhàm chán trở nên thú vị hơn nhiều! Thông qua cạnh tranh, người lao động học được giá trị của giao tiếp và giúp đỡ người khác.
Giữ cảm xúc bình tĩnh và trao quyền giao tiếp
Căng thẳng trong ngày làm việc gây bất lợi cho việc làm việc nhóm và giao tiếp hiệu quả. Những cảm giác này có thể dẫn đến sự cô lập, mất kết nối và tinh thần rất thấp.
Khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ những khó khăn và thách thức của họ, đồng thời đưa ra sự hỗ trợ và thấu hiểu. Đặc biệt, với tư cách là một nhà lãnh đạo, nhiệm vụ của bạn là chú ý khi ai đó trong nhóm đang gặp khó khăn và đưa ra sự hỗ trợ đầy đủ. Thúc đẩy một nền văn hóa trong đó sức khỏe tinh thần và an toàn tâm lý là ưu tiên hàng đầu và các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái khi tìm kiếm sự giúp đỡ khi cần thiết.
Trao quyền cũng rất quan trọng cho việc giao tiếp và làm việc nhóm.Giao trách nhiệm và khuyến khích họ khi họ làm được điều gì đó tuyệt vời. Sự công nhận của đồng nghiệp rất quan trọng đối với sự gắn kết của nhân viên và họ có nhiều khả năng giao tiếp chủ động và chủ động hơn trong các nhiệm vụ giải quyết vấn đề.
Image Travel & Events cung cấp nhiều chương trình team building khác nhau để thúc đẩy giao tiếp hiệu quả, chẳng hạn như Chương trình chạy xe đạp, Chương trình đi tàu đêm Đà Lạt, Chương trình trèo đồi vượt thác, Chương trình băng rừng ,Chương trình vui chơi Kong Forest. Vì vậy, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay và bắt đầu nâng cao khả năng giao tiếp làm việc nhóm của bạn!
Hoàng Long
