Tổ chức sự kiện là một hoạt động quan trọng trong chiến lược truyền thông và tiếp thị của nhiều doanh nghiệp. Dù là sự kiện lớn hay nhỏ, việc lập kế hoạch chi phí là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo thành công. Tuy nhiên, chi phí tổ chức sự kiện có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như quy mô sự kiện, địa điểm, thời gian, và các dịch vụ liên quan.
Để có thể nắm rõ được các chi phí cụ thể mà doanh nghiệp cần biết khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện nhằm giúp tối ưu hóa ngân sách và đạt hiệu quả cao, hãy cùng Image Travel tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
Nếu bạn đang có nhu cầu tư vấn hãy truy cập Tại đây
Các chi phí tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp bao gồm:
Chi phí Thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Một trong những khoản chi phí lớn nhất khi tổ chức sự kiện là tiền thuê địa điểm. Tùy vào quy mô và yêu cầu của sự kiện, bạn có thể cần thuê hội trường, khách sạn, khu resort, hay các không gian ngoài trời như công viên, bãi biển.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện:
- Quy mô và sức chứa: Sự kiện càng lớn, yêu cầu địa điểm càng rộng. Các phòng hội nghị, nhà hàng, hoặc khu resort có không gian rộng lớn thường có mức giá thuê cao hơn.
- Vị trí: Địa điểm nằm ở khu vực trung tâm, thuận tiện giao thông sẽ có chi phí thuê cao hơn so với các địa điểm ở xa hoặc ít phổ biến.
- Tiện nghi đi kèm: Một số địa điểm cung cấp các tiện ích bổ sung như âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, sân khấu, và hệ thống điều hòa không khí. Các tiện ích này có thể được bao gồm trong giá thuê hoặc tính thêm chi phí.
- Thời gian thuê: Thời gian tổ chức vào buổi tối hoặc cuối tuần thường có chi phí cao hơn so với các ngày trong tuần hoặc vào giờ hành chính.
- Mùa sự kiện: Vào những thời điểm cao điểm của năm, đặc biệt là vào mùa cưới hoặc các dịp lễ, chi phí thuê địa điểm có thể tăng đột biến.
Tham khảo các địa điểm tổ chức sự kiện Tại đây
Chi phí Đăng ký và Giấy phép
Lưu ý: Hãy tham khảo các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được hỗ trợ về thủ tục pháp lý và các yêu cầu giấy phép.
Chi phí Thiết kế và Trang trí địa điểm tổ chức sự kiện
Chi phí Thiết kế
Trước khi thực hiện trang trí, bạn cần một bản thiết kế chi tiết và sáng tạo phù hợp với chủ đề của sự kiện. Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm có mẫu thiết kế có sẵn và điều chỉnh vài chỗ để phù hợp với sự kiện của mình.
Đối với các sự kiện yêu cầu tính sáng tạo cao, bạn có thể cần thuê một chuyên gia thiết kế sự kiện. Nhà thiết kế sẽ lên ý tưởng về chủ đề, phối hợp màu sắc, bố trí sân khấu, backdrop và các yếu tố trang trí khác. Điều này đòi hỏi sự đầu tư thời gian và chuyên môn, đặc biệt với những sự kiện có quy mô lớn hoặc yêu cầu cao. Giá cả thường phụ thuộc vào danh tiếng và kinh nghiệm của nhà thiết kế.
Chi phí Trang trí
Chi phí trang trí chiếm phần lớn trong việc làm đẹp không gian sự kiện, bao gồm:
- Trang trí sân khấu: Chi phí này phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của sân khấu. Việc sử dụng các vật liệu như màn hình LED, khung nền in ấn, đèn trang trí, hoa tươi sẽ làm tăng chi phí.
- Backdrop và banner: Đây là các yếu tố không thể thiếu trong mọi sự kiện. Việc in ấn, cắt dán, và lắp đặt backdrop hoặc banner lớn sẽ tiêu tốn không ít ngân sách.
- Bàn ghế, khăn trải bàn và hoa: Tùy thuộc vào phong cách sự kiện, bạn có thể cần các loại bàn ghế cao cấp, đi kèm với khăn trải bàn, nơ ghế hoặc các phụ kiện trang trí trang trí khác.
- Phụ kiện trang trí: Hoa tươi, bóng bay, nến, đèn LED, tượng trang trí hay các phụ kiện mang tính thẩm mỹ cao sẽ quyết định ngân sách trang trí. Hoa tươi có thể rất đắt đỏ, đặc biệt khi chọn loại hoa ngoại nhập hoặc được sắp xếp tinh tế.
Lưu ý: Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng hoa giả thay vì hoa tươi, chọn các phụ kiện trang trí tái sử dụng, hoặc tận dụng các vật liệu đơn giản nhưng vẫn tạo hiệu ứng tốt như giấy, vải lụa.
Chi phí Trang thiết bị
Các trang thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc tạo không khí và dẫn dắt cảm xúc của người tham dự. Chính vì thế, đây cũng là một trong những chi phí mà doanh nghiệp cần biết khi tổ chức sự kiện. Chi phí này sẽ phụ thuộc vào số lượng và chất lượng trang thiết bị được thuê, cũng như yêu cầu kỹ thuật từ đơn vị tổ chức sự kiện.
Ngoài ra, để tiết kiệm chi phí thuê các trang thiết bị doanh nghiệp có thể tận dụng các tiện ích có sẵn tại địa điểm thuê thay vì thuê riêng một đơn vị cung cấp và cho thuê thiết bị khác.
Chi phí Nhân sự
Nhân sự cần có trong việc tổ chức một sự kiện bao gồm: MC, nhân viên kỹ thuật, nhân viên phục vụ, các điều phối viên chuyên nghiệp. Các sự kiện lớn hoặc có yếu tố chuyên môn cao như hội thảo, gala dinner hay ra mắt sản phẩm thường đòi hỏi phải thuê các đội ngũ chuyên nghiệp để quản lý từ khâu setup, chạy chương trình, đến giải quyết các vấn đề phát sinh.
Nhân sự càng nhiều và yêu cầu chuyên môn càng cao thì chi phí thuê nhân sự sẽ tăng lên. Doanh nghiệp cần dự toán chính xác số lượng nhân sự cần có cho sự kiện đó và đảm bảo những nhân sự được chọn có thể hỗ trợ qua lại lẫn nhau để sự kiện có thể diễn ra một cách chỉnh chu nhất.
Chi phí cho các tiết mục giải trí
Để bầu không khí trở nên sôi động, hấp dẫn và có thể giữ chân khách mời ở lại trong suốt quá trình diễn ra sự kiện thì không thể không có sự góp mặt của các tiết mục giải trí. Các tiết mục giải trí cho thể bao gồm biểu diễn ca nhạc, múa hay thậm chí là các trò chơi giúp tạo sự tương tác giữa khách mời tham dự với doanh nghiệp.
Gợi ý một số món quà tặng cho khách mời khi tham gia sự kiện Tại đây
Tuy nhiên, tùy vào loại hình biểu diễn, độ nổi tiếng của nhóm nhạc hay nghệ sĩ và thời gian cũng như số lượng bài hát, múa sẽ đi kèm với nhiều mức chi phí khác nhau. Để có thể tối ưu chi phí cho các tiết mục giải trí doanh nghiệp có thể lựa chọn nghệ nghĩ hoặc nhóm biểu diễn phù hợp hay có thể tự sáng tạo nội dung cho các tiết mục giải trí.
Chi phí in ấn các vật phẩm, tài liệu liên quan đến sự kiện
Để sự kiện được diễn ra thành công, vật phẩm và tài liệu liên quan đến sự kiện không chỉ là công cụ truyền thông mà còn là phương tiện giúp tạo dựng ấn tượng chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm của khách mời tham dự. Thông thường chi phí in ấn để tổ chức một sự kiện bao gồm:
- Thư mời và vé tham dự: Đối với các sự kiện yêu cầu khách mời xác nhận hoặc mua vé, chi phí in ấn thư mời và vé là không thể thiếu. Các mẫu thiết kế này cần phải chuyên nghiệp, phản ánh được tính chất của sự kiện và mang dấu ấn thương hiệu của doanh nghiệp.
- Backdrop và banner: Đây là các vật phẩm quan trọng trong việc trang trí và truyền tải thông điệp của sự kiện. Backdrop thường được đặt ở khu vực sân khấu hoặc quầy chào đón khách mời, trong khi banner có thể được bố trí xung quanh khu vực sự kiện để tạo không gian chuyên nghiệp và thu hút.
- Brochure, tài liệu sự kiện: Đối với các hội nghị, hội thảo hay triển lãm, việc cung cấp tài liệu sự kiện cho khách mời là cần thiết để họ nắm bắt thông tin chi tiết về chương trình, diễn giả, sản phẩm hoặc dịch vụ được giới thiệu. Brochure có thể bao gồm chương trình sự kiện, thông tin về diễn giả, hoặc nội dung trình bày trong sự kiện.
- Standee và biển chỉ dẫn: Để hướng dẫn khách mời đến đúng khu vực, các biển chỉ dẫn hoặc standee được đặt ở vị trí chiến lược trong sự kiện. Việc in ấn các sản phẩm này cần đảm bảo sự rõ ràng, dễ nhìn và phù hợp với không gian tổ chức.
Chi phí vận chuyển
Chi phí vận chuyển là một phần quan trọng trong tổng chi phí tổ chức sự kiện, đặc biệt đối với các sự kiện có quy mô lớn hoặc sử dụng nhiều vật liệu, thiết bị cần vận chuyển từ xa. Chi phí này không chỉ bao gồm việc chuyển đồ từ kho đến địa điểm mà còn có thể phát sinh trong quá trình tháo dỡ và vận chuyển ngược lại sau khi sự kiện kết thúc.
Chi phí Truyền thông và Quảng Bá
Tùy vào quy mô tổ chức sự kiện, chi phí truyền thông và quảng bá sẽ khác nhau. Đối với các sự kiện vừa và nhỏ thông thường được phía doanh nghiệp chỉ thiết kế và gửi thư mời cho những người có liên quan. Còn đối với các sự kiện lớn chi phí truyền thông và quảng bá khi tổ chức một sự kiện sẽ bao gồm:
- Chi phí Quảng cáo trên mạng xã hội: Facebook, Instagram, và Google Ads là các kênh quảng cáo phổ biến để tiếp cận đúng đối tượng khách hàng mục tiêu.
- Chi phí PR và báo chí: Doanh nghiệp có thể hợp tác với các cơ quan truyền thông, tạp chí hoặc blogger để đưa tin về sự kiện, từ đó tạo sức hút cho sự kiện.
- Chi phí Thiết kế ấn phẩm quảng bá: Thiết kế poster, flyer, và các nội dung quảng bá trực tuyến hoặc in ấn cũng là một khoản chi phí cần tính đến.
Hỗ trợ thiết kế cho sự kiện theo yêu cầu truy cập Tại đây
Chi phí dự trù phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện
Ngoài các chi phí được đề cập ở trên, doanh nghiệp cần phải dự trù khoản chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện như:
- Phí vệ sinh: Để có thể đảm bảo vệ sinh môi trường trước, trong và sau sự kiện doanh nghiệp tính khoản dự trù thuê đội ngũ vệ sinh hoặc dịch vụ dọn dẹp nếu bên phía thuê địa điểm không đi kèm.
- Chi phí an ninh: Đối với các sự kiện lớn, việc đảm bảo an ninh, an toàn cho khách mời khi đến tham dự sự kiện là việc cần thiết. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp tổ chức một sự kiện có mời các khách mời nổi tiếng, CEO cần thuê thêm một đội ngũ bảo vệ an toàn và giám sát camera an ninh trong suốt quá trình khách mời đến sự kiện và đến lúc ra về khi sự kiện diễn ra.
- Chi phí xử lý feedback: Nếu doanh nghiệp muốn thu thập phản hồi từ khách tham dự hoặc đánh giá hiệu quả sự kiện, bạn sẽ cần đầu tư vào các công cụ khảo sát hoặc nghiên cứu thị trường.
Tìm hiểu thêm các lưu ý khi tổ chức sự kiện Tại đây
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết Các loại chi phí tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp cần biết về mà Image Travel & Events đã chia sẻ. Nếu doanh nghiệp của bạn đang có kế hoạch tổ chức sự kiện mà chưa biết thực hiện như nào hãy liên hệ qua 028 2208 6688 để được tư vấn miễn phí.
IMAGE TRAVEL & EVENTS chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp, sáng tạo và phù hợp với mọi nhu cầu của khách hàng.
