Gala dinner là một chương trình tổ chức sự kiện được tổ chức dưới dạng một bữa tiệc có kết hợp ăn tối với các hoạt động văn nghệ, giải trí. Thường được tổ chức vào dịp cuối năm, các dịp đặc biệt, quan trọng của doanh nghiệp hoặc kết hợp vào chuyến đi du lịch hoặc du lịch team building. Mục tiêu và yêu cầu khác nhau nên hình thức thực hiện gala dinner vô cùng phong phú về concept, kịch bản,… Gala dinner là thuật ngữ rất là quen thuộc trong lĩnh vực nhà hàng – khách sạn, du lịch và là chương trình được các doanh nghiệp ưa chuộng. Với ý nghĩa tốt đẹp mà chương trình đem lại như gắn kết những thành viên trong tổ chức, xóa bỏ khoảng cách của nhau… Để có một buổi Gala dinner thành công mỹ mãn, đầy điều thú vị và ấn tượng. Hãy cùng Image Travel & Event tham khảo qua 5 yếu tố then chốt quyết định thành công của Gala dinner.
Xác định mục đích và xây dựng kế hoạch
Đây là yếu tố đầu tiên cũng là yếu tố quan trọng nhất khi tổ chức một chương trình Gala dinner. Bởi vì mục đích tổ chức khác nhau thì cách thức tổ chức chương trình cũng khách nhau. Phải xác định rõ mục đích và đối tượng được yêu cầu tổ chức trong buổi Gala dinner. Dựa vào đó mà lên kế hoạch chi tiết cho buổi Gala dinner bao gồm: thời gian, địa điểm, kịch bản, chương trình, thực đơn, trang trí, âm thanh, ánh sáng,… Từ đó dự trù ngân sách cho từng hạng mục để đảm bảo sao cho chương trình Gala dinner được thực hiện một cách suôn sẻ.
Địa điểm và thời gian tổ chức Gala dinner
Một yếu tố không thể bỏ qua, đó chính là thời gian và địa điểm tổ chức buổi Gala dinner. Dựa theo quy mô trong danh khách mời, mục đích tổ chức và ngân sách mà lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức phù hợp. Ngoài ra các vấn đề như: giao thông, phương tiện di chuyển đến bữa tiệc, tính chuyên nghiệp của địa điểm tổ chức, chương trình ưu đãi,… cũng góp phần đem lại một buổi Gala dinner thành công tốt đẹp.
Kịch bản
Để có một chương trình Gala dinner thành công thì không thể thiếu đi một kịch bản chi tiết, hợp lí. Chọn chủ đề buổi Gala dinner phù hợp với mục tiêu và đối tượng, xác định phong cách buổi Gala dinner như: trẻ trung, ấm cúng, sang trọng, náo nhiệt,… Phải xác định được thời lượng chương trình, lịch trình chi tiết và thứ tự cho từng phần của chương trình. Phân công nhiệm vụ và liên kết với các bộ phận có liên quan. Chuẩn bị những vật dụng cần thiết có liên quan đến chương trình, phần quà để trao giải thưởng và bốc thăm may mắn. Bảo đảm an ninh cho buổi Gala dinner. Phục vụ đầy đủ, theo yêu cầu về đồ ăn, nước uống cho khách mời. Luôn có phương án dự phòng, phòng kịch bản hoặc chương trình có vấn đề, rủi ro phát sinh thì thay thế hoặc bổ sung kịch bản khác kịp thời để chương trình được diễn ra suôn sẻ, thành công.
Kịch bản chương trình Gala dinner không thể thiếu những tiết mục tổ chức trò chơi cho khách mời để làm cho không khí khán phòng thêm phần sôi động, hấp dẫn.
Có thể tham khảo thêm ” Gợi ý 10 trò chơi gala dinner độc đáo” tại: https://imagetravel.vn/goi-y-10-tro-choi-gala-dinner-doc-dao/
Bố cục sân khấu tổ chức Gala dinner
Việc tổ chức, sắp xếp bố cục sân khấu cho Gala dinner cần phải đảm bảo về tính thẩm mỹ, chuyên nghiệp và phù hợp với mục đích, nội dung chương trình, không gian tại địa điểm tổ chức. Dựa theo mục đích tổ chức, nội dung chương trình bao gồm những phần nào, cần những khu vực nào, quy mô của khu vực là bao nhiêu? Sau đây là một số yêu cầu về cách bố trí các khu vực chức năng cho một buổi Gala dinner.
Khu vực sân khấu chính
Đây là khu vực chính diễn ra các chương trình văn nghệ, trao giải thưởng, tổ chức trò chơi, karaoke,… Kích thước sân khấu cần phù hợp theo số lượng khách mời và quy mô của chương trình. Vị trí bố trí phải nằm ở nơi dễ nhìn từ mọi nơi dưới vị trí ngồi của khách mời. Màn hình led, hoặc phông máy chiếu trên sân khấu phải phù hợp với khung của sân khấu, có độ nét, ánh sáng và màu sắc chất lượng để đảm bảo trải nghiệm tốt cho khách mời. Sân khấu sử dụng màu sắc, ánh sáng và vật liệu trang trí phù hợp với chủ đề của chương trình Gala dinner, có tính thẩm mỹ và sang trọng, đem lại ấn tượng tốt cho khách mời.
Khu vực backdrop
Là khu vực đặt phông nền chương trình, logo công ty, nhà tài trợ… Thường đặt phía trước hoặc phía bên cạnh khu vực dẫn vào vị trí ngồi của khách mời. Khu vực phải được đặt ở nơi dễ nhìn, có không gian rộng để khách mời có thể check in, chuẩn bị trước khi di chuyển vào khu vực dành cho khách mời. Bố trí ánh sáng, màu sắc và vật liệu trang trí phù hợp, giống với bên trong sân khấu hoặc là đơn giản hơn, nhưng phải đầy đủ thông tin yêu cầu để tránh nhầm lẫn.
Khu vực kỹ thuật
Vị trí có thể nằm ở bên cạnh sân khấu, hoặc sẽ được bố trí ở phía sau hoặc bên cạnh khu vực khách mời ngồi. Là nơi đặt bàn mixer, đèn chiếu sáng, bộ điều chỉnh âm thanh ánh sáng,… Kịch bản chương trình Gala dinner sẽ được ban tổ chức ở tại khu vực kỹ thuật phối hợp với MC trên sân khấu để thực hiện chương trình. Khu vực kỹ thuật cần lựa chọn vị trí phù hợp để có thể quan sát sân khấu một cách tốt nhất và không quá sân khấu. Ngoài ra tránh ảnh hưởng đến sự chú ý cũng như trải nghiệm của khách mời.
Khu vực khách mời
Tùy theo không gian mà bố trí bàn ghế có tính khóa học, đảm bảo các yêu cầu như thẩm mỹ, tầm nhìn, sự thỏa mái cho khách mời. Trang trí bàn ghế bằng vật liệu và màu sắc hài hòa, trung với màu của chủ đề chương trình Gala dinner. Đặc biệt bố trí, trang trí khu vực bàn của khách mời đặc biệt, khách VIP có sự khác biệt so với khu vực khách mời bình thường nhưng vẫn phải đảm bảo các yêu cầu thẩm mỹ, sang trọng, thỏa mái.
Khu vực lưu thông
Lối đi lại giữa các bàn trong khu vực khách mời, lối đi lên sân khấu, lối đi ra cửa phải được bố trí sao cho thông thoáng, rộng rãi để khách mời di chuyển thỏa mái. Không đặt vật cản, vật trang trí tại lối đi, lối lưu thông đến lối thoát hiểm phải có bản hướng dẫn, không bị che lấp.
Yếu tố quyết định sự thành công của buổi Gala dinner – MC dẫn chương trình
Bên cạnh một kịch bản hoàn hảo thì MC chính là yếu tố quyết định sự thành công của buổi Gala dinner. MC được xem là người truyền lửa, truyền tải nội dung của chương trình đến với khách mời, khuấy động không khí chương trình thật sôi nổi. Là người kết nối ban tổ chức, khách mời và các tiết mục trên sân khấu lại với nhau. Yêu cầu MC phải có kiến thức sâu rộng, tâm lí vững, ngoại hình ưa nhìn, giọng hay, truyền cảm và không bị ngọng hay đặc tiếng địa phương. Cần linh hoạt ứng phó, ” chữa cháy” trong những tình huống sự cố phát sinh. Ưu tiên lựa chọn MC đã có nhiều kinh nghiệm và thời gian hoạt động trên sân khấu lâu dài.
Ngoài ra, thực đơn món ăn cũng cần được đặc biệt lưu ý, phải đầy đủ món khai vị, món chính và món tráng miệng. Ngoài ra có một số tiệc có cả món ăn nhẹ để phục vụ khách mời nếu thời lượng chương trình Gala dinner quá dài hoặc yêu cầu từ phía ban tổ chức. Các món ăn phải đa dạng, mùi vị và màu sắc hấp dẫn, đồ uống thích hợp ( nếu có phục vụ rượu vang hoặc một số đồ uống có tính chất dễ mất vị nguyên bản của nó thì cần bố trí người có nghiệp vụ về phục vụ rượu cho khách, thường là đối với khách VIP). Thực đơn sẽ cung cấp cho khách mời chất dinh dưỡng để bổ sung năng lượng đủ cho khách mời tham gia buổi tiệc Gala dinner.
Đó là 5 yếu tố then chốt quyết định thành công của Gala dinner mà bộ phận tổ chức sự kiện của Image Travel & Event đã tìm hiểu, thực hiện và đúc kết lại từ kinh nghiệm làm việc của mình. Nếu bạn kiểm soát được cả 5 yếu tố then chốt này thì bạn có thể kiểm soát được cả chương trình, từ đó bạn có thể quyết định được mức độ thành công hay thất bại của chương trình.
