Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là yếu tố then chốt khi tìm kiếm những ứng viên xuất sắc cho một vị trí cụ thể. Cả nhà tuyển dụng và ứng viên đều cần nắm vững những kỹ năng này để đảm bảo quá trình tìm kiếm và chọn lựa ứng viên diễn ra hiệu quả. Một buổi phỏng vấn hiệu quả sẽ giúp nhà tuyển dụng xác định được kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức của ứng viên có đáp ứng yêu cầu công việc hay không.
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng giúp dễ dàng nắm bắt được tính cách, thái độ và khả năng làm việc của ứng viên, đồng thời tạo ấn tượng tốt để ứng viên có hứng thú với công việc và doanh nghiệp.
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là gì?
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là khả năng mà nhà tuyển dụng thu thập thông tin, trao đổi và đánh giá ứng viên một cách chính xác, hiệu quả để tìm ra nhân viên phù hợp với vị trí tuyển dụng và văn hóa doanh nghiệp. Ngoài ra, nhà tuyển dụng phải tạo nên một môi trường phỏng vấn thoải mái để ứng viên có thể thể hiện hết khả năng của mình đối với yêu cầu công việc cho vị trí được tuyển. Vì vậy, nhà tuyển dụng cần biết rõ thực sự về yêu cầu của vị trí tuyển dụng để đặt ra các câu hỏi phù hợp mang tính thử thách và khai thác ứng viên để có thể đánh giá trình độ, thái độ và tính cách của nhân viên.
Tại sao nhà tuyển dụng cần có kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng?
Phỏng vấn tuyển dụng là khâu duy nhất mà ứng viên và nhà tuyển dụng trực tiếp trao đổi trong quy trình tuyển dụng. Mục đích của đôi bên muốn đạt được là vô cùng lớn nhưng bị hạn chế về mặt thời gian trong cuộc phỏng vấn. Vì vậy, việc nhà tuyển dụng cần có kỹ năng phỏng vấn để:
- Tận dụng triệt để thời gian
- Nâng cao hiệu quả phỏng vấn
- Tạo môi trường phỏng vấn thoải mái
- Ứng viên có thiện cảm với công ty và công việc
- Xác nhận và xác định tính cách, kỹ năng, kinh nghiệm của đối phương chính xác
4 cách phỏng vấn tuyển dụng phổ biến
Dưới đây là những hình thức phỏng vấn phổ biến mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng cần biết để đánh giá đúng ứng viên:
- Phỏng vấn qua điện thoại Hiện nay, việc sàng lọc ứng viên qua điện thoại được nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ áp dụng bởi tính hiệu quả, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Thông thường, mỗi cuộc gọi sẽ kéo dài khoảng 15 phút và nhà tuyển dụng phải chuẩn bị trước một bộ câu hỏi phỏng vấn. Khi tiến hành phỏng vấn qua điện thoại, nhà tuyển dụng cũng thực hiện các bước như: Chào hỏi, nói chuyện với ứng viên về vị trí công việc, tìm hiểu nhu cầu ứng viên và phân loại ứng viên, đưa ra quyết định và tuyển dụng.
- Phỏng vấn trực tiếp một đối một: Phỏng vấn trực tiếp là hình thức thực hiện theo một hoặc nhiều khâu tùy theo quy định và tổ chức của doanh nghiệp. Phòng HR sẽ trực tiếp gặp gỡ và phỏng vấn ứng viên. Đến vòng cuối nếu bạn vẫn tham gia nghĩa là bạn đã nằm trong top ứng viên tiềm năng của doanh nghiệp. Để một buổi phỏng vấn thành công, HR phải khéo léo dẫn dắt vấn đề, đặt những câu hỏi mở, tập trung vào chuyên môn công việc để ứng viên có thể thoải mái thể hiện bản thân.
- Phỏng vấn theo nhóm: Phỏng vấn theo nhóm bạn có thể hẹn nhiều người cùng lúc. Đó có thể là nhiều nhà tuyển dụng và một ứng viên hoặc ngược lại. Hoặc đôi bên đều có sự tham gia của nhiều người trở lên. Hình thức phỏng vấn này có thể được phỏng vấn online thường dành cho những vị trí lớn như: trưởng phòng, phó giám đốc,… Qua đó sẽ có nhiều câu hỏi để đánh giá năng lực ứng viên hoặc dễ dàng xem xét ứng viên nào vượt trội hơn.
- Làm bài kiểm tra: Bài kiểm tra phỏng vấn nhân sự là bài kiểm tra được sử dụng trong quá trình tuyển dụng của các doanh nghiệp. Các mẫu bài kiểm tra giúp nhà tuyển dụng đánh giá được trình độ chuyên môn, khả năng xử lý tình huống, suy luận logic,… của ứng viên. Qua đó, đánh giá xem ứng viên có năng lực, kỹ năng phù hợp với vị trí đang ứng tuyển hay không.
Quy trình phỏng vấn tuyển dụng phổ biến
Về bản chất, quy trình phỏng vấn nhân sự thường trải qua các bước sau:
Bắt đầu cuộc phỏng vấn
Nhà tuyển dụng nên bắt đầu bằng việc tạo ra bầu không khí thoải mái để giúp ứng viên thể hiện bản thân một cách trọn vẹn hơn và đảm bảo rằng các ứng viên tiềm năng không bị bỏ qua. Tham gia vào những cuộc trò chuyện nhẹ nhàng về sở thích cá nhân hoặc hỏi về hành trình của ứng viên đến địa điểm phỏng vấn là một cách tuyệt vời để bắt đầu cuộc phỏng vấn.
Giới thiệu và chia sẻ thông tin
Tiếp theo, với tư cách là nhà tuyển dụng, bạn nên giới thiệu về bản thân (tên, chức vụ, tên công ty) và cung cấp thông tin tổng quan ngắn gọn về vị trí đang được tuyển dụng. Tiếp tục, bạn nên chia sẻ thông tin về hình thức, quy trình phỏng vấn và yêu cầu ứng viên cung cấp phần giới thiệu ngắn gọn về bản thân.
Đặt câu hỏi phỏng vấn
Với kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng của mình, bạn nên tiến bộ từ những câu hỏi chung đến những câu hỏi chuyên ngành, tăng dần độ khó và tìm hiểu sâu hơn thông tin của ứng viên dựa trên những câu hỏi được đặt ra.
Tóm tắt và đánh giá cuộc phỏng vấn
Bạn có thể kết thúc cuộc phỏng vấn bằng cách tóm tắt các thông tin được trao đổi. Sau đó, bày tỏ lòng biết ơn đến ứng viên vì đã tham gia và nêu rõ thời gian cũng như phương thức thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên.
Đề xuất các cuộc phỏng vấn bổ sung hoặc đánh giá kỹ năng (nếu cần)
Đối với các vị trí công việc có yêu cầu cụ thể về trình độ chuyên môn, nhà tuyển dụng có thể tiếp tục yêu cầu các đánh giá nhỏ bổ sung để sàng lọc kỹ hơn và xác định ứng viên cuối cùng phù hợp nhất.
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng để không bỏ sót ứng viên tiềm năng
Bạn có thể tham khảo một số mẹo kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng dưới đây:
Chuẩn bị tốt
Nếu không chuẩn bị tốt, nhà tuyển dụng sẽ ảnh hưởng đến kết quả buổi phỏng vấn, thậm chí chọn nhầm người hoặc không phải là người phù hợp nhất. Vì vậy, bước đầu tiên trong kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là bạn phải chuẩn bị tốt.
Vì vậy, trước khi phỏng vấn, bạn hãy nhớ:
- Đọc kỹ CV của ứng viên, in ra bản cứng để tham khảo trong quá trình phỏng vấn
- Xem xét các sản phẩm mẫu ứng viên đã gửi (nếu có)
- Đọc lại bản mô tả công việc để thảo luận về vai trò và yêu cầu đối với ứng viên
- Xây dựng danh sách các câu hỏi phỏng vấn
- Cập nhật kiến thức về giá trị, văn hóa, cơ cấu doanh nghiệp và phúc lợi cũng như lộ trình thăng tiến tại công ty .
Cân nhắc lựa chọn phương pháp phỏng vấn
Nếu không có phương pháp rõ ràng, cuộc phỏng vấn dễ dàng lạc đề. Những kiểu phỏng vấn này có thể khiến ứng viên cảm thấy thoải mái nhưng không đưa ra quyết định tuyển dụng hiệu quả. Nếu bạn không có nhiều thời gian để phát triển một quy trình phỏng vấn hoàn chỉnh, hãy thử mô phỏng cuộc phỏng vấn đó bằng cách:
- Lựa chọn câu hỏi phỏng vấn cẩn thận: Chuẩn bị danh sách câu hỏi phù hợp với vị trí bạn đang tuyển dụng và tránh những câu hỏi xâm phạm sâu vào đời sống cá nhân, những câu hỏi không phù hợp với công việc.
- Lưu ý: Hãy ghi lại những điểm nổi bật trong câu trả lời của ứng viên.
- Đánh giá câu trả lời theo thang điểm: Sử dụng thang điểm từ “kém” đến “xuất sắc” hoặc thang điểm từ 1 đến 10 để đánh giá ứng viên sau mỗi cuộc phỏng vấn.
Thể hiện sự quan tâm đến ứng viên trong quá trình phỏng vấn
Việc quan tâm đến ứng viên sẽ tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho ứng viên và thể hiện bạn có kỹ năng phỏng vấn xin việc chuyên nghiệp, nâng cao thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp. Bạn có thể làm điều này bằng cách:
- Bắt đầu bằng sự ghi nhận tích cực: Thông báo và chào đón những ứng viên đến phỏng vấn đúng giờ.
- Tạo điều kiện cho ứng viên dễ dàng tham gia phỏng vấn: Giới thiệu bản thân và các đồng nghiệp phỏng vấn khác. Sau đó, yêu cầu ứng viên giới thiệu bản thân và dẫn dắt ứng viên vượt qua cuộc phỏng vấn thông qua các câu hỏi kỹ thuật chuyên sâu hơn.
- Tập trung vào cuộc trò chuyện: Tập trung vào việc giao tiếp và lắng nghe ứng viên.
- Trả lời câu hỏi của ứng viên: Khuyến khích ứng viên đặt câu hỏi và trả lời.
Đừng hỏi nhiều, hãy hỏi kỹ
Việc đặt những câu hỏi thông minh giúp nhà tuyển dụng ngày càng hiểu rõ hơn về ứng viên. Thay vì liên tục khai thác thí sinh bằng những câu hỏi hời hợt, bạn nên xác định rõ mục tiêu của câu hỏi và “thiết kế” câu hỏi một cách khéo léo để thu thập thông tin về “chất và lượng” – số lượng và chất lượng từ họ:
Đặt câu hỏi hành vi: Mẫu câu hỏi hành vi giúp bạn hiểu rõ hơn về thái độ, phong cách làm việc của nhân viên. Nhà tuyển dụng có thể sử dụng một số câu hỏi phỏng vấn hành vi như: Bạn gặp phải vấn đề gì trong quá trình làm việc tại công ty trước đây? Bạn vượt qua khó khăn trong công việc như thế nào?
Đặt câu hỏi áp lực: Dạng câu hỏi áp lực đang được nhiều HR áp dụng trong quá trình tuyển dụng nhằm kiểm tra khả năng chịu đựng áp lực và kỹ năng xử lý tình huống của ứng viên. Ví dụ: Lý do khiến bạn quyết định rời bỏ công việc trước đây là gì? Bạn có thể tạo ra giá trị gì cho doanh nghiệp của chúng tôi? Nếu bạn và sếp không đồng ý, bạn sẽ giải quyết thế nào?
Đặt câu hỏi mở: Với định dạng này, bạn có thể kích thích ứng viên bộc lộ tất cả điểm mạnh và điểm yếu của mình. Những câu hỏi mở bạn có thể hỏi ứng viên là: Bạn thấy quyết định nào khó khăn nhất trong công việc? Tại sao chúng tôi nên chọn bạn?…
Đừng nói nhiều, hãy lắng nghe nhiều
Nếu bạn muốn hiểu và nhìn chính xác ứng viên thì kỹ năng nghe là điều kiện tiên quyết. Bạn có thể cải thiện khả năng nghe của mình bằng cách tập trung hoàn toàn vào câu trả lời và đợi 3-4 giây sau khi ứng viên trả lời trước khi đặt câu hỏi tiếp theo, làm rõ câu trả lời của ứng viên. ứng viên, chú trọng theo dõi khả năng sử dụng ngôn ngữ của ứng viên,…
HR cũng cần lưu ý một số điểm quan trọng trong câu trả lời của ứng viên để phục vụ tốt cho quá trình đánh giá ứng viên sau phỏng vấn và khả năng lắng nghe của chính bạn.
Kết hợp ngôn ngữ cơ thể
Thay vì nói nhiều, nhà tuyển dụng có kỹ năng phỏng vấn xin việc sẽ biết cách kết hợp ngôn ngữ cơ thể để tạo cảm giác gần gũi, thoải mái cho ứng viên. Cử chỉ gật đầu, mỉm cười nhẹ, ngồi thẳng dậy,… là một số ngôn ngữ cơ thể có thể áp dụng được.
Kiểm soát thời gian phỏng vấn
Kiểm soát thời gian phỏng vấn giúp nhà tuyển dụng tránh để cuộc phỏng vấn kéo dài quá lâu và ảnh hưởng đến các ứng viên khác. Điều này cũng phần nào thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và doanh nghiệp nói chung.
Xây dựng hệ thống đánh giá ứng viên
Hiệu quả của cuộc phỏng vấn được thể hiện qua những thông tin bạn có thể trích xuất từ ứng viên và kết luận khả năng của họ đáp ứng yêu cầu tuyển dụng đến mức nào. Bạn không nên so sánh các ứng viên với nhau mà chỉ nên làm điều này khi bạn đã chốt được danh sách ứng viên tiềm năng.
Việc xem xét ứng viên không đảm bảo tính khách quan sẽ dẫn đến những hậu quả đáng tiếc cho doanh nghiệp sau này. Vì vậy, hãy xây dựng và xem lại các tiêu chí đánh giá ứng viên sau buổi phỏng vấn để đánh giá chính xác hơn.
Kỹ năng đánh giá ứng viên sau phỏng vấn
Cuối cùng trong kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là kỹ năng đánh giá ứng viên sau phỏng vấn là điều quan trọng nhất quyết định người tuyển dụng có làm việc tốt hay không bởi con người sẽ có những cảm xúc và suy nghĩ chủ quan. Nhà tuyển dụng xuất sắc cần nhất định phải biết những cảm xúc cá nhân và thiên kiến của mình không để ảnh hưởng đến sự lựa chọn vị trí ứng viên phù hợp với công việc đó.
Không chỉ nhà tuyển dụng mà ứng viên cũng nên tìm hiểu kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng để có thể đối mặt trước những nhà tuyển dụng, từ đó tạo nên buổi gặp phỏng vấn hiệu quả nhất. Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là những kỹ năng có thể học tập, rèn luyện và cải thiện mỗi ngày.
