Thế nào là một nhóm làm việc có hiệu suất cao? Điều dễ thấy nhất chính là họ luôn duy trì hiệu quả công việc ổn định và nhất quán. Họ thực hiện xuất sắc công việc của mình, đáp ứng hoặc thậm chí vượt qua các kỳ vọng, và đạt được những mục tiêu đề ra. Nhưng điều đó chưa phải là tất cả.
Những nhóm hoạt động hiệu quả còn được tổ chức một cách chặt chẽ theo nhiều khía cạnh khác nhau, như mục tiêu, kỳ vọng, sứ mệnh, kỹ năng, và nhiều yếu tố khác. Họ làm việc cùng nhau như một thể thống nhất, hợp tác chặt chẽ và tận dụng tốt các thế mạnh riêng biệt để đạt đến mục tiêu chung. Họ cũng có khả năng thích nghi cao, với các thành viên có thể linh hoạt đảm nhận nhiều vai trò khác nhau tùy vào yêu cầu của tình huống.
Xem thêm: 5 dấu hiệu cho thấy bạn “chán nản” trong công việc
Tóm lại, một nhóm có hiệu suất cao chính là một nhóm lý tưởng, nơi tập hợp những cá nhân có sự đoàn kết về nhiều mặt, kỹ năng vượt trội và khả năng vượt qua mọi thử thách để đạt được mục tiêu thông qua làm việc nhóm và giao tiếp hiệu quả.
Đặc điểm của các nhóm có hiệu suất cao
Những nhóm làm việc hiệu suất cao thường có một số đặc điểm chung giúp họ trở nên xuất sắc. Hãy cùng khám phá chi tiết các đặc điểm này để hiểu rõ hơn tại sao họ lại thành công đến vậy:
Vai trò và trách nhiệm được phân định rõ ràng
Mỗi thành viên trong nhóm đều có trách nhiệm riêng biệt, điều này giúp họ tập trung toàn lực vào nhiệm vụ của mình và cảm thấy mình là chuyên gia trong ít nhất một khía cạnh của công việc.
Mục tiêu và ưu tiên được xác định rõ ràng
Việc xác định rõ ràng mục tiêu và ưu tiên giúp nhóm có sự thống nhất, hướng tới một tầm nhìn chung mà không gặp phải xung đột nội bộ.
Xem thêm: Chăm sóc khách hàng là gì? Tác động đến doanh nghiệp của bạn như thế nào?
Giao tiếp rõ ràng và tôn trọng
Giao tiếp cởi mở, trung thực, rõ ràng và tôn trọng là yếu tố then chốt để nhóm hoạt động hiệu quả. Các thành viên cần có khả năng giải quyết xung đột mà không cần đến sự can thiệp của lãnh đạo.
Luôn phản hồi và sự công nhận tích cực
Phản hồi và sự công nhận là những yếu tố giúp các thành viên cải thiện công việc, phát triển bản thân và nhận được sự công nhận xứng đáng. Điều này bao gồm cả những lời phê bình mang tính xây dựng, miễn là được thực hiện đúng cách.
Xem thêm:
Trí tuệ cảm xúc và lòng tin
Những thành viên sở hữu trí tuệ cảm xúc cao có khả năng hiểu và đồng cảm với lý do hành động của người khác, từ đó đưa ra quyết định ít mơ hồ hơn trong những tình huống quan trọng.
Đổi mới liên tục và khả năng thích ứng
Các nhóm làm việc hiệu quả luôn tìm kiếm sự đổi mới, đưa ra những ý tưởng mới và không ngừng cải thiện bản thân. Khả năng thích ứng cao giúp họ đối mặt với những thách thức mới mà không lo sợ thất bại.
Hợp tác với nhau
Những nhóm làm việc hiệu suất cao thường duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các nhóm khác trong tổ chức. Điều này giúp họ hiểu rõ vai trò của mình trong bức tranh tổng thể và xây dựng sự tôn trọng lẫn nhau giữa các nhóm và các nhân viên trong toàn tổ chức.
Cách xây dựng một đội ngũ hiệu suất cao
Bây giờ, chúng ta hãy tìm hiểu cách xây dựng một đội ngũ làm việc hiệu suất cao. Có nhiều yếu tố cần được chú trọng, nhưng chúng ta sẽ đi sâu vào từng khía cạnh một.
Xác định hiệu suất cao có ý nghĩa gì đối với nhóm của bạn
Một trong những bước đầu tiên mà các nhóm hiệu suất cao thường thực hiện là định nghĩa rõ ràng hiệu suất cao có nghĩa là gì đối với họ. Mỗi nhóm và tổ chức đều có đặc thù riêng, vì vậy mục tiêu hiệu suất cũng sẽ khác nhau. Các nhóm nên đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được, và phù hợp với sứ mệnh của công ty cũng như mục tiêu của nhóm.
Họ cũng cần hiểu rõ động lực nội tại của nhóm mình. Mỗi nhóm đều đa dạng, với các cá nhân sở hữu những điểm mạnh và quan điểm độc đáo. Những khác biệt này nên được xem như một lợi thế, giúp các thành viên bổ sung cho nhau để đạt được hiệu suất cao.
Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cần đặt ra những kỳ vọng rõ ràng. Các thành viên trong nhóm cần hiểu chính xác những gì được mong đợi về hiệu suất, giao tiếp và hợp tác, để tất cả đều có cùng quan điểm và có thể làm việc cùng nhau một cách hiệu quả.
Nuôi dưỡng một văn hóa an toàn về tâm lý
Xây dựng một văn hóa an toàn về mặt tâm lý tại nơi làm việc là yếu tố then chốt để phát triển một nhóm hiệu suất cao. Các thành viên trong nhóm cần cảm thấy thoải mái khi bày tỏ ý kiến, đặt câu hỏi, đưa ra phản hồi, và sẵn sàng chấp nhận rủi ro.
Các nhóm cần giao tiếp tự do, xây dựng lòng tin và sự tôn trọng thông qua lắng nghe tích cực và đồng cảm. Lãnh đạo cần sẵn sàng chia sẻ, thấu hiểu và cung cấp phản hồi mang tính xây dựng. Mặc dù những điều này đòi hỏi thời gian để hình thành, nhưng chúng vô cùng cần thiết.
Thúc đẩy hợp tác và làm việc nhóm
Không thể phóng đại tầm quan trọng của sự hợp tác và làm việc nhóm. Một nhóm không thể hoạt động hiệu quả nếu thiếu đi những yếu tố này, bởi chúng chính là trung tâm của bất kỳ nhóm và tổ chức nào muốn vươn tới sự hoàn hảo.
Sự hợp tác và làm việc nhóm cho phép các thành viên tận dụng những góc nhìn đa dạng để tìm ra giải pháp sáng tạo. Kết hợp với sự phối hợp liên chức năng, điều này có thể tạo ra những nhóm đa dạng và có hiệu suất cao.
Xây dựng nhóm cũng đóng một vai trò quan trọng. Các hoạt động và sự kiện như xây dựng trí tuệ cảm xúc, đào tạo DISC, và các chương trình làm việc nhóm có thể giúp các thành viên hiểu thêm về bản thân và đồng đội, đồng thời củng cố các mối quan hệ giữa cá nhân.
Đầu tư vào học tập và phát triển liên tục
Các nhóm có hiệu suất cao luôn chú trọng học hỏi và phát triển, cả về mặt cá nhân lẫn chuyên môn. Nếu thiếu đi sự tập trung vào việc học tập liên tục và phát triển kỹ năng, các nhóm có thể trở nên trì trệ và tụt hậu.
Doanh nghiệp nên cung cấp nhiều cơ hội đào tạo để các thành viên có thể duy trì sự nhanh nhạy và khả năng thích nghi.
Chia sẻ kiến thức cũng là một chiến lược hữu ích. Các chương trình cố vấn và học tập ngang hàng trong nhóm có thể thúc đẩy sự phát triển và tăng trưởng, đồng thời xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn. Việc ghi nhận và khen thưởng sự tiến bộ cũng rất quan trọng. Đánh giá thành tích của cá nhân và tập thể, khẳng định tầm quan trọng của sự cải tiến liên tục và cho nhóm thấy rằng những nỗ lực của họ sẽ được công nhận.
Theo dõi hiệu suất và cung cấp phản hồi
Giống như hầu hết mọi thứ trong kinh doanh, theo dõi hiệu suất và cung cấp phản hồi hiệu quả là yếu tố then chốt. Bạn không thể cải thiện nếu không đánh giá hiệu suất hiện tại và sử dụng phản hồi để phát triển.
Hãy thiết lập các buổi kiểm tra định kỳ để thảo luận về tiến độ và các thách thức cá nhân. Những cuộc họp này có thể tạo ra tác động lớn đối với từng thành viên trong nhóm, giúp họ phát triển và vượt qua khó khăn. Tận dụng dữ liệu có sẵn như các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để xác định rõ những lĩnh vực cần cải thiện, từ đó cung cấp hướng dẫn cụ thể cho nhân viên.
Nhớ rằng phản hồi cần mang tính xây dựng và tích cực. Phản hồi phải cụ thể, có thể thực hiện được, và tập trung vào sự phát triển mà không mang tính chỉ trích hay hạ thấp. Ví dụ:
Đừng nói: “Điều này chưa đủ tốt. Hãy làm tốt hơn.”
Hãy nói: “Bạn đã làm rất tốt ở hai phần đầu, nhưng phần ba còn thiếu dữ liệu để hỗ trợ kết luận. Hãy thử tìm thêm dữ liệu hoặc cân nhắc điều chỉnh kết luận của bạn để phản ánh thông tin chính xác hơn.”
Phản hồi này thừa nhận những điểm mạnh, chỉ ra vấn đề cụ thể và cung cấp lời khuyên thực tế giúp cá nhân cải thiện hiệu suất làm việc.
Thích nghi và phát triển
Cuối cùng, các nhóm có hiệu suất cao cần biết cách phát triển và thích nghi. Họ cần linh hoạt điều chỉnh theo những thay đổi của thị trường hoặc nhóm, liên tục đổi mới, suy ngẫm, và thực hiện các thay đổi khi cần thiết. Phát triển kỹ năng và đào tạo liên chức năng là những phương pháp hiệu quả để nâng cao khả năng thích ứng, và các hoạt động xây dựng nhóm có thể giúp tạo ra một văn hóa đổi mới. Đây là những công cụ cần thiết để xây dựng các nhóm vững mạnh hơn.
Tuy nhiên, tất cả những điều đó sẽ không có giá trị nếu nhóm không biết cách suy ngẫm về thành công và sai lầm của mình để rút ra bài học và điều chỉnh cho tương lai. Lãnh đạo cần làm gương, chỉ cho các thành viên cách thức phản tư và thực hiện những điều chỉnh cần thiết để hướng tới những mục tiêu xa hơn.
Hoàng Long
